Mua hàng là một hoạt động tất yếu trong mọi doanh nghiệp. Dù là ngành gì, việc mua hàng phải được hoàn thành để bắt đầu kinh doanh. Nói cách khác, mua hàng là yếu tố cơ bản của hệ thống cung ứng, bộ phận chính của một doanh nghiệp.

Mua hàng là gì?

Nó không phức tạp chút nào. Đó là việc mua một sản phẩm hoặc vật liệu từ một người hoặc một công ty. Mua hàng được thực hiện bằng cách trả tiền.

Mua có thể thuộc nhiều loại khác nhau bao gồm mua cá nhân, mua thương mại, mua công nghiệp, mua theo định chế.

Trong số này, giao dịch mua cá nhân , như tên gọi, là giao dịch mua của người tiêu dùng hoặc người tiêu dùng cho mục đích cá nhân của họ. Mua hàng trọng thương là việc các đơn vị bán lẻ mua hàng hóa để bán lại. Những hình thức mua này thường do các điểm bán hàng thực hiện.

Mua công nghiệp: Nó có thể được gọi là mua hàng hóa hoặc vật liệu sử dụng trong công nghiệp. Trong trường hợp này, người mua thường mua một thành phần, bán thành phẩm hoặc nguyên liệu thô và sản xuất một số sản phẩm khác bằng cách sử dụng sản phẩm này và bán nó như một sản phẩm khác. Theo  cách tương tự, các đơn vị công nghiệp mua máy móc và các thiết bị khác để hoạt động

Mua tổ chức: Mua các mặt hàng khác nhau để sử dụng trong tổ chức.

ERP cho quản lý mua hàng

Mua hàng là một quá trình phức tạp khi nói đến mua hàng công nghiệp. Ở đây, người mua sẽ phải tính đến thông tin chi tiết về các nhà cung cấp, các mặt hàng được cung cấp bởi các nhà cung cấp và giá cả của các sản phẩm được cung cấp bởi các nhà cung cấp. Giá của các nhà cung cấp khác nhau cho cùng một linh kiện hoặc máy móc và sự khác biệt về chất lượng phải được người mua phân tích một cách hiệu quả. Điều này sẽ đảm bảo sự sẵn có của giá tốt nhất. Bên cạnh đó, người mua cũng có thể quản lý các đơn đặt hàng và thỏa thuận mua hàng một cách hiệu quả.

Một giải pháp ERP có thể giải quyết nhiều vấn đề mà người mua phải đối mặt. CNTT cũng sẽ giúp người mua giao tiếp với các nhà cung cấp khác nhau và tham gia đàm phán. Điều này cũng sẽ giúp bạn quản lý hoạt động mua hàng một cách có hệ thống.

Việc ghi lại số lượng đã mua và gửi lại các sản phẩm bị hư hỏng cũng có thể được quản lý một cách dễ dàng. CNTT cũng sẽ giúp bạn hoàn thành tất cả các nhiệm vụ dựa trên lịch trình và yêu cầu của bạn. ERP cũng sẽ giúp bạn sắp xếp hợp lý mọi hoạt động và đảm bảo rằng công ty có đủ hàng trong kho.

Sơ lược về nó, chúng ta có thể nói rằng các công cụ ERP có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý các giai đoạn khác nhau của quá trình mua hàng. Các giai đoạn này bao gồm mời báo giá, quản lý đơn đặt hàng, chuẩn bị hợp đồng mua hàng, quản lý nhà cung cấp và quản lý thanh toán, v.v.

Hãy để chúng tôi có một cái nhìn thoáng qua về cách công cụ ERP có thể giúp quản lý mua hàng

Quản lý Đơn đặt hàng

Bạn có dành hàng giờ để chuẩn bị đơn đặt hàng không? Nó thực sự là một công việc mệt mỏi, đòi hỏi nhiều thời gian nếu quá trình này được thực hiện thủ công. Bạn sẽ phải thu thập thông tin chi tiết về nhà cung cấp, tạo số theo dõi mua hàng, điền vào chi tiết đơn đặt hàng, tạo lịch sử mua hàng và tương tác với nhà cung cấp.

Nhưng với một công cụ ERP, tất cả các quy trình này trở nên rất đơn giản. Nó giúp bạn quản lý tất cả các công việc một cách tự động. Chúng tôi chỉ cần nhấp chuột và chọn thông tin chi tiết về nhà cung cấp và số lượng sản phẩm. Thêm giá của sản phẩm cũng như các chi tiết khác của mặt hàng cụ thể có thể được thực hiện dễ dàng. Quá trình này có thể được quản lý dựa trên các mức tồn kho. Công cụ ERP có khả năng hỗ trợ bạn thêm nhiều dòng đặt hàng và quản lý các nhà cung cấp. Chúng tôi cũng có thể đặt thời hạn giao hàng. Việc theo dõi và trả lại đơn hàng cũng trở nên dễ dàng nếu chúng ta đang sử dụng một công cụ ERP để quản lý các hoạt động.

Việc xác nhận đơn hàng và quản lý số lượng cũng trở nên dễ dàng với công cụ này. Chúng tôi cũng nhận được sự hỗ trợ để tính thuế và quản lý ngày nhận. Một số công cụ ERP thậm chí còn hỗ trợ bạn tìm kiếm xác nhận của nhà cung cấp.

Tạo hợp đồng mua hàng hiệu quả

Khi chúng tôi tham gia vào hoạt động mua hàng công nghiệp, chúng tôi có thể cần phải ký một thỏa thuận để có quan hệ đối tác suôn sẻ. Đối với điều này, chúng tôi sẽ yêu cầu thông tin chi tiết của đại diện mua hàng và quyết định loại thỏa thuận. Chúng tôi cũng có thể đặt thời hạn đã thỏa thuận. Một công cụ ERP có thể làm cho tất cả các quy trình này trở nên đơn giản và dễ dàng.

Quản lý nhà cung cấp

Trong quá trình mua hàng, chúng tôi có hai đối tác lớn. Họ là người mua và người bán. Do đó, bất kỳ hoạt động quản lý mua hàng nào cũng yêu cầu sự hỗ trợ hiệu quả của nhà cung cấp.

Điều này sẽ giúp chúng tôi lưu thông tin chi tiết của các nhà cung cấp khác nhau và quản lý số điện thoại, chi tiết trang web của họ, v.v. Các chi tiết mua bán, thống kê kế toán, chỉ định đối tác, v.v. cũng có thể được quản lý dễ dàng.

Quản lý Báo giá

Quá trình mua hàng trong một ngành bắt đầu khi bạn mời báo giá từ các nhà cung cấp. Báo giá phải được mời cùng với thời hạn đặt hàng và các chi tiết khác. Chúng tôi có thể đề cập đến số lượng sản phẩm được yêu cầu và các chi tiết khác. Quản lý thủ công các hoạt động này chắc chắn có thể ảnh hưởng đến giấc ngủ của bạn. Nhưng ERP có thể giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp chuột.

Tạo báo cáo

NẾU chúng tôi đang quản lý việc mua hàng theo cách thủ công, chúng tôi sẽ phải dành nhiều ngày để chuẩn bị báo cáo. Nhưng với công cụ ERP, chúng tôi có thể tạo báo cáo cho các giai đoạn khác nhau chỉ bằng một cú nhấp chuột. Chúng tôi có thể so sánh chi tiết mua hàng trong các khoảng thời gian khác nhau và đánh giá độ trễ khi nhận hàng, tổng số tiền chưa tính thuế, v.v. bằng cách sử dụng công cụ.

Lợi ích chính của Công cụ ERP

Cải thiện mối quan hệ giữa người mua và người bán

Để đảm bảo cung cấp kịp thời các vật liệu chất lượng, người mua nên liên hệ với nhà cung cấp. Cần có mối liên kết tốt và các giao dịch tiền tệ phù hợp. Giao tiếp hiệu quả giữa hai người cũng là điều bắt buộc. Với giải pháp ERP, chúng tôi có thể sắp xếp hợp lý mọi hoạt động và đảm bảo mạng lưới chuỗi cung ứng tốt hơn.

Tiết kiệm thời gian

Các công cụ ERP chắc chắn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian của mình bằng cách hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong khoảng thời gian ngắn nhất. Nó giúp hoàn thành quá trình tài liệu một cách nhanh chóng. Việc gửi đơn đặt hàng và báo giá, theo dõi các hoạt động và đảm bảo thời hạn chính xác cũng có thể được thực hiện theo cách mà nhóm mua hàng sẽ không phải lãng phí thời gian của họ.

Chúng tôi đã thảo luận về các khía cạnh khác nhau của ERP để quản lý mua hàng. Bên cạnh đó, chúng tôi có thể tích hợp ERP quản lý mua hàng với các công cụ ERP khác như bán hàng và sản xuất cho phép dễ dàng liên kết mạng lưới chuỗi cung ứng.