RFQ hoặc Yêu cầu báo giá và PO hoặc Đơn đặt hàng là hai tài liệu quan trọng phải được lập và quản lý bởi bất kỳ công ty kinh doanh hoặc tổ chức nào để tham gia vào bất kỳ hoạt động mua hàng nào. Không giống như mua hàng cá nhân, việc mua các sản phẩm thương mại hoặc công nghiệp cần phải được thực hiện thông qua một kênh thích hợp. Ở đây, kênh thích hợp có nghĩa là, cần có một hệ thống để ghi lại tất cả các hoạt động mua hàng.
Bên cạnh đó, không giống như mua hàng cá nhân trong đó số lượng mặt hàng đã mua có thể bị hạn chế, một tổ chức hoặc ngành sẽ yêu cầu mua quy mô lớn. Đôi khi, họ có thể phải mua nhiều lần cùng một sản phẩm.
Vì vậy, để thực hiện quá trình này một cách có hệ thống, chúng ta sẽ cần các tài liệu khác nhau. Một yếu tố quan trọng khác là chúng ta sẽ phải kiểm tra giá cả cũng như chất lượng của sản phẩm khi chúng ta tiến hành mua hàng với quy mô lớn. Chúng ta không thể chỉ chọn một nhà cung cấp và mua tất cả các sản phẩm từ nhà cung cấp đó. Thay vào đó, chúng tôi phải yêu cầu nhiều nhà cung cấp báo giá cho sản phẩm. Điều này phải bao gồm tên sản phẩm, chi tiết giá cả và thời gian giao hàng. Sau khi hoàn thành bước này, người mua sẽ phải tạo một đơn đặt hàng bao gồm cả hợp đồng mua hàng.
Hai tài liệu này sẽ đảm bảo tính minh bạch của giao dịch và đảm bảo sự hỗ trợ của nhà cung cấp tốt nhất. Người dùng sẽ có thể cân nhắc mức giá mà nhà cung cấp đưa ra và thời gian giao hàng.
RFQ và Đơn đặt hàng có liên quan với nhau nhưng đồng thời chúng là hai thực thể khác nhau. Odoo đảm bảo hỗ trợ hoàn toàn cho việc tạo, xác nhận và gửi RFQ và PO.
RFQ
Thông thường RFQ được người mua gửi đến nhiều hơn một nhà cung cấp. Khi gửi RFQ, chúng tôi nhận được danh sách giá của tất cả các mặt hàng được liệt kê trong báo giá. Giá cho một đơn vị hoặc nhiều đơn vị sẽ được đề cập.
Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng có thể được hiểu là một chứng từ do người mua lập và cấp cho người bán. Đây là ưu đãi đầu tiên từ phía người mua liên quan đến việc mua sản phẩm hoặc dịch vụ tiềm năng. Thông thường, một PO được tạo khi báo giá do nhà cung cấp gửi được người mua chấp nhận. Người mua có thể kiểm soát hoặc điều chỉnh việc mua các dịch vụ hoặc sản phẩm bằng cách sử dụng tài liệu này. Việc tạo đơn đặt hàng được coi là một nhiệm vụ quan trọng của một công cụ ERP.
Nói cách khác, PO là đơn đặt hàng thực tế mà người mua gửi cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp mà người mua chọn dựa trên báo giá. Chúng tôi phải tạo đơn đặt hàng ngay cả khi chúng tôi không gửi yêu cầu báo giá.
Hãy để chúng tôi xem cách quản lý Yêu cầu Báo giá và Đơn đặt hàng bằng cách sử dụng mô-đun Mua hàng của Odoo 14.
Trong mô-đun mua hàng có một menu tên là Đơn đặt hàng. Chúng tôi có thể tạo và quản lý Yêu cầu Báo giá cũng như Đơn đặt hàng bằng cách sử dụng menu này.
Vì nhiệm vụ đầu tiên là gửi yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp từ danh sách, trước tiên chúng ta có thể kiểm tra việc tạo và quản lý RFQ.
Mua hàng> Đơn đặt hàng> RFQ
Trang được đưa ra ở trên cung cấp cho chúng ta cái nhìn sâu sắc về RFQ là gì. Nó cũng giúp chúng tôi xem tất cả các RFQ đã được tạo và trạng thái hiện tại của chúng.
Được đưa ra trong trang này là trạng thái của tổng số RFQ và RFQ được tạo bởi người dùng cụ thể.
Chúng tôi có thể tìm thấy các RFQ để gửi, chờ và các RFQ trễ.
Chúng tôi cũng nhận được thông tin chi tiết về tất cả RFQ và RFQ của tôi.
Chúng tôi cũng có thể tìm thấy các chi tiết như giá trị đơn đặt hàng trung bình, thời gian mua hàng, đã mua trong 7 ngày qua và RFQ được gửi trong 7 ngày qua, v.v.
Tạo RFQ
Sử dụng nút tạo, chúng tôi có thể truy cập biểu mẫu RFQ.
Trong trang này, chúng tôi có thể cung cấp các chi tiết như tên nhà cung cấp. Chúng tôi cũng có thể thêm tài liệu tham khảo về nhà cung cấp tại đây. Thỏa thuận mua hàng cũng có thể được đính kèm ở đây để nhà cung cấp có thể hiểu rõ ràng về các điều khoản và điều kiện của người mua. Đồng tiền sẽ được sử dụng để mua mặt hàng và thời hạn đặt hàng cũng có thể được cung cấp tại đây.
Chúng tôi cũng có thể thêm ngày nhận. Quan trọng nhất là chúng tôi có thể thêm chi tiết sản phẩm bao gồm tên và mô tả sản phẩm, số lượng yêu cầu và đơn vị đo lường.
Sau khi thêm tất cả các thông tin cần thiết trong biểu mẫu, chúng ta có thể sử dụng nút gửi qua thư trong hình trên để gửi RFQ cho các nhà cung cấp.
Chúng tôi nhận được một định dạng thư như trên.
Chúng tôi có thể thêm bất kỳ thông tin nào nếu cần. Sau đó, chúng tôi có thể tìm thấy trạng thái là RFQ Đã gửi.
Sau khi Nhà cung cấp gửi Báo giá, chúng tôi có thể xác nhận đơn hàng. Sau đó, trạng thái sẽ chuyển thành Đơn đặt hàng.
Quản lý PO và Thanh toán
Bảng điều khiển đơn đặt hàng trông như trên
Tại đây chúng ta có thể xem trạng thái của các đơn đặt hàng và thông tin chi tiết của các nhà cung cấp.
Tạo đơn đặt hàng cũng không phải là một nhiệm vụ khó khăn với Odoo 14.
Nó cũng giống như RFQ.
Chúng tôi có thể tạo đơn đặt hàng trực tiếp hoặc sau khi yêu cầu báo giá. Nếu bạn đã mua một số mặt hàng từ một nhà cung cấp đã biết và bạn muốn tiếp tục quá trình, bạn chỉ có thể xác nhận đơn đặt hàng thay vì gửi RFQ qua đường bưu điện.
Ở đây chúng ta có thể tiếp tục PO với điều này.
Hãy để chúng tôi xác nhận đơn đặt hàng.
Trạng thái đã thay đổi thành Đơn đặt hàng và chúng tôi có các tùy chọn như Nhận sản phẩm và tạo hóa đơn.
Ở giai đoạn này, biểu mẫu này chuyển sang danh sách Đơn đặt hàng.
Tôi sẽ nhấp vào Nhận sản phẩm
Bây giờ chúng tôi có một tùy chọn để kiểm tra chất lượng.
Chúng tôi cũng có thể tạo ra các cảnh báo chất lượng.
Kiểm tra biểu tượng kiểm tra chất lượng ở trên cùng bên phải mà chúng tôi nhận được
Chúng tôi có thể thấy rằng việc kiểm tra chất lượng vẫn chưa được thực hiện.
Sau khi kiểm tra chất lượng được thực hiện, tab kiểm tra chất lượng sẽ thay đổi màu sắc của nó
Chúng tôi chỉ phải xác nhận đơn đặt hàng sau khi kiểm tra chất lượng
Sau bước này, chúng ta có thể tạo hóa đơn bằng cách sử dụng tab bên dưới
Sau đó, chúng tôi phải xác nhận hóa đơn
Khi hóa đơn được xác nhận, chúng tôi sẽ có một tùy chọn để đăng ký thanh toán. Theo thời gian, hóa đơn cũng được ghi vào nhật ký.
Tạo thanh toán là một quá trình đơn giản và có thể được thực hiện bằng cách chọn phương thức thanh toán.
Một lần nhấn tab Tạo thanh toán, chúng tôi hoàn tất thanh toán và một dải băng xuất hiện với trạng thái đang thanh toán.
Bây giờ, nếu chúng tôi kiểm tra danh sách Đơn đặt hàng, chúng tôi có thể thấy rằng trạng thái của PO là đã lập hóa đơn đầy đủ
Đây là cách Odoo 14 có thể được sử dụng cho thế hệ RFQ và PO
Quan tâm để biết thêm? Chúng tôi có thể được truy cập tại erptoancau.com hoặc +084 983 655 165
Quan tâm để biết thêm? Chúng tôi có thể được truy cập tại erptoancau.com hoặc +084 983 655 165
Dễ dàng sử dụng RFQ(Yêu cầu báo giá) và PO (Đơn đặt hàng) với Mô-đun mua hàng Odoo 14
Chức năng ERP Giải pháp Odoo