Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường phải đối mặt với nhiều cuộc họp khác nhau cho dù nó được lên kế hoạch hay không có kế hoạch. Khi nói đến các cuộc họp kinh doanh, điều quan trọng là phải quản lý thời gian của mỗi cuộc họp một cách hợp lý để đạt được thành công trong các mục tiêu chính của các cuộc họp kinh doanh của bạn. Một lịch trình cuộc hẹn có cấu trúc và có kế hoạch là điều cần thiết trong các chương trình kinh doanh để tổ chức thời gian làm việc một cách hiệu quả. Bạn có thể có các cuộc phỏng vấn việc làm, gặp gỡ khách hàng, lập kế hoạch kinh doanh, cuộc hẹn khám bệnh, v.v. vào những ngày làm việc của bạn. Dù tham gia loại cuộc họp nào, bạn cũng cần quản lý thời gian của mình một cách chính xác. 

Để thực hiện các chức năng quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn cần một hệ thống lên lịch cuộc hẹn hoàn hảo. Chỉ có một hệ thống quản lý cuộc hẹn tốt mới có thể giải quyết các cuộc họp không có tổ chức tốn nhiều thời gian của bạn. Bạn hoàn toàn có thể lên lịch cho mỗi cuộc hẹn với sự trợ giúp của hệ thống đặt lịch hẹn bằng cách tiết kiệm thời gian của bạn. Một cuộc hẹn được lên kế hoạch tốt có thể giúp bạn tạo ra các mối quan hệ kinh doanh hiệu quả và sự phát triển của công việc kinh doanh của bạn. Quản lý thời gian hợp lý là rất quan trọng đối với bất kỳ chương trình kinh doanh nào để cải thiện năng suất.

Chúng ta hãy xem xét những lợi thế của việc sử dụng một lịch hẹn.

Sắp xếp tất cả các cuộc hẹn của khách hàng trong thời gian thực bằng cách kiểm tra các khoảng thời gian có sẵn trong thời gian làm việc.

Hiển thị các khoảng thời gian có sẵn cho các cuộc hẹn sẽ giúp khách hàng quản lý thời gian của họ.

Khách hàng có thể tránh được thời gian chờ đợi không bao giờ hết cho các cuộc hẹn.

Tùy chọn đặt lịch trực tuyến tiết kiệm thời gian cho cả hai bên bằng cách giảm các cuộc gọi điện thoại qua lại và email để đặt lịch hẹn. 

Khách hàng có thể đặt chỗ bất cứ lúc nào và từ bất cứ đâu tùy theo sự thuận tiện của họ.

Một lần đặt chỗ trong một chỗ sẽ tránh được việc đặt chỗ hai lần cho cùng một chỗ.

Tùy chọn gửi lời nhắc trong hệ thống lập lịch cuộc hẹn sẽ đưa ra thông báo cảnh báo cho cả hai bên về các cuộc hẹn sắp tới.

Odoo cung cấp cho bạn mô-đun lập lịch cuộc hẹn tốt nhất để quản lý tất cả các cuộc hẹn của bạn bằng cách tự động hóa các quy trình lập lịch. Người dùng có thể sắp xếp các cuộc hẹn của họ một cách thuận tiện bằng cách sử dụng mô-đun này. Ngoài các hệ thống đặt chỗ truyền thống với số lượng lớn cuộc gọi và email để đặt chỗ, Odoo giảm bớt căng thẳng bằng cách giới thiệu hệ thống quản lý cuộc hẹn tự động.

Trong blog này, chúng tôi giải thích cách lên lịch cuộc hẹn dễ dàng bằng cách sử dụng mô-đun cuộc hẹn Odoo.

Người dùng có thể dễ dàng truy cập và tận dụng các ưu điểm của mô-đun cuộc hẹn Odoo thông qua việc di chuyển dễ dàng.

Cấu hình mô-đun cuộc hẹn

Để tạo điều kiện thuận lợi cho các chương trình lập lịch trước tiên, bạn phải cài đặt mô-đun cuộc hẹn. Người dùng có thể dễ dàng tìm và cài đặt mô-đun cuộc hẹn từ cửa hàng ứng dụng Odoo.

Mô-đun đã cài đặt sẽ tự động được tích hợp với mô-đun lịch của bạn. Truy cập menu cấu hình của ứng dụng trang web để lên lịch một cuộc hẹn mới. Khi nhấp vào nút 'Tạo' , bạn sẽ nhận được một biểu mẫu để điền về cuộc hẹn mới.

Bạn phải điền vào các trường bắt buộc theo loại cuộc hẹn của bạn. 

Lập lịch và Tính khả dụng

Trong tab này, bạn có thể chỉ định các chi tiết về cuộc hẹn mới của mình. Bạn có thể đề cập đến thời lượng cuộc hẹn, múi giờ, địa điểm, v.v. trong trường này. Trong trường 'cho phép hủy', bạn có thể đề xuất giới hạn thời gian để hủy cuộc hẹn đã lên lịch. Nếu bạn không thể thực hiện cuộc hẹn, bạn có thể dễ dàng hủy bỏ và lên lịch lại trước thời hạn đã đề cập.

Odoo cho phép bạn thêm nhân viên có sẵn cho cuộc hẹn cụ thể này bằng cách chọn từ danh sách nhân viên. 

Slots

Các khoảng thời gian có sẵn có thể được đề cập trong trường này. Nó bao gồm ngày và giờ của các cuộc hẹn của bạn để khách hàng có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng sẵn sàng của bạn. 

Câu hỏi 

Trong khi tạo một cuộc hẹn, nếu bạn muốn đặt một số câu hỏi cho khách hàng của mình như tên, địa chỉ email, thông tin liên hệ và chi tiết công việc, bạn có thể đưa chúng vào trường này.  

Thông điệp 

Tại đây, bạn có thể thêm bất kỳ thông điệp nào mà bạn muốn gửi cho khách hàng của mình.

Quảng cáo cuộc hẹn

Sau khi thêm tất cả thông tin cơ bản này vào cuộc hẹn, bạn cần phải công bố thông tin này trên trang web của mình để khách hàng có thể truy cập chi tiết cuộc hẹn.

 Đối với điều này, hãy nhấp vào nút “truy cập trang web” và bạn sẽ được chuyển đến chế độ xem lịch.

Ở phía bên phải của lịch, bạn có thể thấy trạng thái cuộc hẹn của mình là 'chưa được xuất bản' bằng màu đỏ. Để công bố cuộc hẹn, bạn có thể nhấp vào nó và nó sẽ chuyển sang màu xanh lá cây. 

Cuộc hẹn của bạn sẽ được công bố trên trang web và khách hàng có thể trực tiếp chọn chúng một cách thuận tiện.

Đặt lịch hẹn

Sử dụng cuộc hẹn trong menu, khách hàng có thể đặt trước cuộc hẹn của họ. 

Người dùng có thể xem các khoảng thời gian có sẵn bằng cách nhấp vào 'xem tình trạng còn trống' và họ có thể xem các ngày có sẵn cho cuộc hẹn.

Họ có thể chọn một thời điểm thích hợp từ những ngày đã định. Bạn có thể xem các khe thời gian có sẵn bằng cách nhấp vào ngày có sẵn và chọn một theo yêu cầu của bạn. Bạn sẽ nhận được một trang xác nhận để điền vào một số chi tiết cơ bản như hình dưới đây.

Sau khi thêm thông tin cá nhân vào trường bắt buộc, bạn có thể nhấp vào nút xác nhận để xác nhận cuộc hẹn của mình.

Đây sẽ là mô hình cuộc hẹn đã lên lịch của bạn. Bạn cũng có thể thêm cái này vào lịch google của mình. Nếu bạn muốn hủy hoặc lên lịch lại cuộc hẹn, bạn có thể chọn tùy chọn 'hủy / lên lịch lại'. Cuộc hẹn mới đã lên lịch sẽ được đưa ra trên lịch của bạn và bạn có thể thấy nó trên mô-đun lịch của mình.

Bạn cũng được phép sử dụng mô-đun lịch để lên lịch các cuộc hẹn mới. Nhấp vào cuộc hẹn trực tuyến từ thanh menu sẽ đưa bạn đến trang tạo cuộc hẹn.

Mô-đun lịch theo dõi tất cả các cuộc hẹn của bạn và giúp bạn gửi lời nhắc cho cả hai bên.

Sử dụng mô-đun cuộc hẹn Odoo, khách hàng có thể xem tình trạng còn trống của bạn và dễ dàng đặt trước các vị trí. Nó làm giảm khó khăn trong việc quản lý nhiều cuộc hẹn bằng cách tránh đặt lịch hai lần cho cùng một thời điểm. Sau khi đặt chỗ, bạn sẽ có thể nhận được thư xác nhận. Nó cũng gửi lời nhắc thường xuyên cho khách hàng để đảm bảo tính khả dụng của họ. Bằng cách ghi lại tất cả các chi tiết cuộc hẹn, Odoo sẽ tự động hóa quy trình lên lịch của bạn trong thời gian thực. Odoo là lựa chọn tốt nhất cho bạn nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý cuộc hẹn tốt hơn.