Từ viết tắt:
- hddt: Hóa đơn điện tử
- ws: Webservice (Là trang quản lý hóa đơn điện tử của bkav)
I. Thiết lập thông tin
Khi có tài khoản hddt của bkav sẽ được cấp các thông số: Tên tài khoản; Mật khẩu đăng nhập; PartnerGUID; PartnerToken
Thiết lập trên hệ thống: Từ menu màn hình chính bạn chọn Thiết lập > Người dùng & Công ty > Công ty, chọn thông tin công ty cần thiết lập và nhập nhập các thông tin trên vào
Trong thông tin Loại hóa đơn là thông tin loại hóa đơn cần sử dụng cho công ty, bên BKAV sẽ có các loại là: Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán hàng (dành cho Tổ chức, Cá nhân trong khu PTQ); Phiếu xuất kho & vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
Với mỗi loại hóa đơn sẽ có Mẫu hóa đơn và Số series tương ứng, thông tin này được lấy trên thiết lập hddt.
Khi đã nhập thông tin đầy đủ thì lưu lại, khi thực hiện thao tác đẩy dữ liệu lên ws hoặc lấy dữ liệu ws sẽ phụ thuộc vào các thông tin này, nên hãy nhập chính xác.
II. Thao tác với dữ liệu
Các thao tác được sử dụng trong module Quản lý hóa đơn: Từ màn hính chính chọn Lên hóa đơn > Các hóa đơn.
1, Phát hành hóa đơn trên ws
Click tạo để tạo mới một hóa đơn, nhập các thông tin: Khách hàng; Ngày S-invoice (Ngày tạo hóa đơn lên ws); Phương thức thanh toán; Chi tiết hóa đơn; Hình thức nhận hóa đơn; PartnerInvoiceID hoặc PartnerInvoiceStringID (là thông tin để xác định hóa đơn trên hệ thống ws, do công ty tự đặt và thông tin này là duy nhất trên tất cả các bản ghi, chỉ nhập PartnerInvoiceID hoặc PartnerInvoiceStringID. Nếu là PartnerInvoiceID thì chỉ nhập số, nếu là PartnerInvoicestringID thì nhập một chuỗi).
Sau khi lưu lại sẽ có 1 button để bạn thực hiện tạo một hóa đơn mới tạo lên ws
Click vào Tạo hóa đơn nháp và Xác nhận
Bạn lên hệ thống ws và kiểm tra sẽ có một hóa đơn mới được tạo ra
Trên hệ thống Odoo chuyển hóa đơn đó sang trạng thái Mở, bằng cách click vào button Xác nhận
Sau khi xác nhận, click button Phát hành hóa đơn để phát hành hóa đơn tự động trên ws, lúc này hóa đơn trên ws sẽ chuyển sang trạng thái chờ ký và phát hành sau đó
Hóa đơn trên Odoo sẽ chuyển qua trạng thái Đã phát hành
Kiểm tra trên hệ thống ws
Click vào button Lấy số hóa đơn để lấy số hóa đơn trên ws về odoo
Click vào button Lấy file PDF (bản thể hiện), Lấy file PDF (bản chuyển đổi) để tải file từ ws về
2, Hủy hóa đơn đã phát hành
Từ hóa đơn đã phát hành click và button Hủy hóa đơn S-Invoice
Nhập thời gian hủy và lý do hủy sau đó xác nhận
Lúc này hóa đơn trên ws đã chuyển qua trạng thái chờ hủy, thêm 1 bước nữa để xác nhận hủy
Kiểm tra trên ws hóa đơn đã được hủy
3, Tạo hóa đơn thay đổi thông tin
Click tạo để tạo mới một hóa đơn, nhập thông tin khách hàng, sau đó click vào button Tạo hóa đơn thay đổi thông tin/giá trị
Chọn Loại điều chỉnh là thay đổi thông tin, nhập hóa đơn cần thay đổi thông tin, nhập thông tin cần thay đổi, nhập văn bản thỏa thuận và ngày thỏa thuận
Click buttun xác nhận
Bản ghi trên odoo sẽ tự động cập nhật thông tin, nhấn lưu để lưu lại và click button Xác nhận để chuyển bản ghi sang trạng thái Mở
Click vào button tạo hóa đơn điều chỉnh thông tin để tạo một hóa đơn điều chỉnh lên ws
Lúc này trên ws sẽ tạo ra một hóa đơn điều chỉnh
Trên odoo click vào button Phát hành hóa đơn điều chỉnh thông tin, lúc này trên ws hóa đơn sẽ chuyển sang trạng thái điều chỉnh và hóa đơn bị điều chỉnh sẽ chuyển sang trạng thái bị điều chỉnh, trên odoo cũng tương tự
4, tạo hóa đơn điều chỉnh tiền
Click tạo để tạo mới một hóa đơn, nhập thông tin khách hàng và click vào button tạo hóa đơn thay đổi thông tin/giá trị
Sau đó nhập loại điều chỉnh là Thay đổi giá trị, nhập hóa đơn cần thay đổi, nhập thay đổi tăng hay giảm giá trị của mặt hàng, nhập văn bản thỏa thuận và ngày thỏa thuận, sau đó click xác nhận
Odoo sẽ tạo ra 1 bản ghi thay đổi giá trị của hóa đơn cần thay đổi, click button Xác nhận để chuyển bản ghi sang trạng thái Mở
Click button tạo hđ điều chỉnh thông tin để tạo mới một hóa đơn điều chỉnh lên ws
Trên ws sẽ tạo ra một hóa đơn với trạng thái chờ điều chỉnh
Click vào button Phát hành hđ điều chỉnh thông tin để xác nhận điều chỉnh thông tin trên ws
Lúc này trên ws hóa đơn sẽ chuyển sang trạng thái điều chỉnh, hóa đơn bị điều chỉnh sẽ chuyển qua trạng thái bị điều chỉnh, trên odoo cũng tương tự
5, Tạo hóa đơn thay thế
Click tạo để tạo mới một hóa đơn, nhập thông tin khách hàng, chi tiết hóa đơn, hóa đơn bị thay thế, văn bản thỏa thuận, ngày thảo thuận, sau đó nhấn lưu bản ghi
Click button Xác nhận để chuyển bản ghi sang trạng thái Mở
Click button Tạo hóa đơn thay thế để tạo mới một hóa đơn thay thế trên hệ thống ws
Lúc này trên ws sẽ tạo ra một hóa đơn ở trạng thái chờ thay thế
Click button Phát hành hóa đơn thay thế để xác nhận ký và phát hành hóa đơn trên hệ thống ws
Lúc này hóa đơn trên ws sẽ được ký và chuyển qua trạng thái thay thế, hóa đơn bị thay thế chuyển qua trạng thái bị thay thế, trên odoo cũng tương tự
